Zin in vergaderen!

Herinner je een vergadering waarvan je hebt geleerd en inspiratie hebt opgedaan? Vergaderingen kunnen zinvol en leuk zijn. Je buigt je met een aantal deelnemers over een onderwerp en streeft samen naar het doel van de vergadering. Niet iedereen is fan van vergaderen. Er zijn veelvoorkomende irritaties van deelnemers van vergaderingen. Denk aan onduidelijke agendapunten, laatkomers of dezelfde mensen die steeds aan het woord zijn. Terwijl vergaderen heel nuttig en efficiënt kan zijn. De oplossing is dus niet om alle vergaderingen van komende week uit je agenda te schrappen. Wij geven je praktische tips die je weer zin in vergaderen geven!

Tip 1: Bewaar doelloze theekransjes voor een ander moment
“Waar zullen we het vandaag eens over hebben?” Vergaderen om te vergaderen, schrap die vergaderingen gerust uit je agenda. De vergaderingen die je wel kunt laten staan, zijn die waarvan het doel helder is. Geef deelnemers tijdens de vergadering de vrijheid om op te staan en weg te lopen, als zij het gevoel hebben dat ze niet meer aan het doel van de vergadering kunnen bijdragen. Doelgerichte vergaderingen kunnen leiden tot mooie eindresultaten.

Tip 2: Rolverdeling en structuur
Zorg dat iedere deelnemer van tevoren weet wat het doel van de vergadering is en wat van hen wordt verwacht. Zo kan iedereen zich voorbereiden. Ook is een heldere rolverdeling van belang. Een goede voorzitter is een belangrijke succesfactor. Iemand die de structuur weet te bewaken en borgt dat het doel van de vergadering wordt behaald. Een notulist vervult een belangrijke rol door een actielijst en besluitenlijst bij te houden. Het is niet de vergadering zelf, maar de voortgang van acties en besluiten die het succes van vergaderen bepalen!

Tip 3: Tijd, ieders vriend en vijand
Mooie momenten mogen eeuwig duren, terwijl vervelende gebeurtenissen tergend langzaam lijken te gaan. Maak van een vergadering een belonend moment waar mensen graag hun tijd aan besteden. Maak met elkaar duidelijke vergaderafspraken en houd elkaar daaraan. Een zandloper is een leuke manier om de tijd tijdens het vergaderen in de gaten te houden. Dat maakt deelnemers bewust van de tijd en zorgt ervoor dat iedereen zich aangespoord voelt om tot de kern te komen.

Complex Offices
Sta jij te popelen om deze tips in de praktijk toe te passen? Bij Complex Offices huur je een werkplek of kantoorruimte inclusief vergaderfaciliteiten. Als huurder bij Complex Offices reserveer je een vergaderruimte gemakkelijk via het reserveringssysteem. Of je nu met twee personen bent of met een grote groep. Complex Offices biedt vergaderkamers van verschillende groottes voor vergaderingen, brainstorms en presentaties. Er is altijd een ruimte die past!

Je vindt Complex locaties in Utrecht, Zeist, Naarden, Houten en Arnhem. Neem contact met ons op voor een kantoor op maat!