Privacybeleid

PRIVACY STATEMENT: COMPLEX EN JE PERSOONSGEGEVENS

Als je met Complex in contact komt, zou het kunnen dat wij je persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld omdat je een huurovereenkomst sluit met een verhuurder van een Complex-locatie, als wij je opnemen in onze database om je informatie toe te sturen of als je onze website www.complexoffices.nl bezoekt.

Hieronder lees je hoe wij veilig met je persoonsgegevens omgaan en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Complex is het label waaronder Bridges Real Estate flexibele kantoorruimtes verhuurt. Deze kantoorruimtes worden verhuurd door vennootschappen die behoren tot de groep van Paulman Investments B.V.

Als je een overeenkomst sluit met een van de verhuurders van Complex, dan is die verhurende vennootschap verantwoordelijk voor het verwerken van je gegevens. In dat geval vind je de betreffende vennootschap in de overeenkomst.

Voor vragen over wie er verantwoordelijk is voor de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via:

Complex Offices

Adres: Maliebaan 8, 3581 CM te Utrecht

Telefoon: 030-204 50 14

E-mail: info@complexoffices.nl

Voor welke doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens kunnen voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

• om je identiteit vast te stellen bij het aangaan van een overeenkomst;
• om je financiële situatie te beoordelen;
• om een overeenkomst met jou te sluiten en uit te voeren;
• voor het beheren en onderhouden van het gehuurde;
• om bouw- en onderhoudsbedrijven contact met je op te laten nemen;
• voor het berekenen en verrekenen van je gas-, water- en elektraverbruik;
• voor het berekenen, innen en administreren van je huur;
• voor het interne beheer van onze organisatie;
• om vorderingen te (laten) innen;
• om je toegang te verlenen tot het gebouw waarin het door jou gehuurde of gekochte onroerend goed zich bevindt;
• om je informatie over ons toe te sturen;
• om contact met je op te nemen in verband met de met jou gesloten of te sluiten overeenkomst;
• om in het geval van verkoop van het gehuurde je gegevens aan de nieuwe eigenaar door te geven;
• voor het afhandelen van meldingen en geschillen;
• om de kwaliteit, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren;
• voor kwaliteits- en marktonderzoek; en
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wat zijn de rechtsgronden voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Als je met ons een overeenkomst sluit, dan mogen we je persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van die overeenkomst. Ook kunnen wij je persoonsgegevens verwerken omdat we daarvoor, volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat houdt in dat wij je gegevens mogen verwerken, omdat dat nodig is voor onze bedrijfsuitoefening, zolang je privacybelangen niet geschonden worden. We mogen dat ook doen in het belang van derden, mits ook daar je privacy wordt gewaarborgd. Als we voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens je toestemming nodig hebben, zullen we die gegevens pas verwerken als we je toestemming hebben gekregen. We zullen daarmee stoppen als je die toestemming intrekt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de eerdergenoemde doeleinden kunnen wij meerdere van de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

• NAW-gegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• leeftijd en/of geboortedatum;
• gegevens over je baan;
• werkgeversverklaring;
• verhuurdersverklaring;
• identificatiegegevens, zoals een veilige kopie (waar privacy gevoelige gegevens zijn afgeschermd) van je identiteitsbewijs;
• geslacht;
• gegevens over je financiële situatie, zoals inkomensgegevens;
• gegevens over je betalingen;
• gegevens over je energieverbruik;
• woon- en gezinssituatie;
• KvK- en UBO-gegevens;
• opleiding;
• bankrekeningnummer;
• IP-adres;
• gegevens over je bezoek aan onze website;
• inloggegevens;
• gegevens die je tijdens contact met ons doorgeeft; en
• gezondheidsgegevens in verband met het treffen van speciale voorzieningen.

Derden

In verband met de hierboven genoemde verwerkingsdoeleinden kan het zijn dat we je gegevens aan derden ter beschikking stellen. Denk daarbij aan leveranciers, aannemers en adviseurs. Voor zover de wet dat voorschrijft, hebben we met deze derden een verwerkersovereenkomst gesloten. Zij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies en gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden.

In sommige gevallen schrijft de wet voor dat we je gegevens delen met overheidsinstanties.

Aan welke landen geven wij je persoonsgegevens door?

Je persoonsgegevens worden alleen in Nederland verwerkt of in landen waarin dit op grond van Nederlandse of Europese wetgeving is toegestaan.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wij kiezen binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op je computer, je telefoon of je tablet. Ze kunnen die apparaten niet beschadigen.

Wij gebruiken functionele cookies, die ervoor zorgen dat functies zoals inschrijven en login goed kunnen functioneren.

Door gebruik te maken van social media cookies maken we functionaliteiten van social media mogelijk op onze website. Ook kunnen wij cookies plaatsen om je gerichte advertenties aan te bieden.

Je kunt altijd zelf beslissen of je cookies wilt accepteren of weigeren. Ook kun je je browser zodanig instellen dat (bepaalde) cookies niet worden geaccepteerd. Realiseer je dat bepaalde functionaliteiten van de website daardoor niet of minder goed werken. Die keuze kun je later, wanneer je wilt, weer aanpassen.

Google Analytics

Onze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google. Inc. (“Google”). Google Analytics maakt ook gebruik van cookies. Deze cookies helpen de website analyseren hoe je de site gebruikt. De door het cookie gegenereerde informatie over je gebruik van de website wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in Europa en de Verenigde staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteiten op te stellen voor ons en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Wij hebben Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld. Onder meer je IP-adres wordt gepseudonimiseerd (versleuteld) voordat dit gegeven naar Google wordt verzonden. Hierdoor zijn je gegevens niet naar jou te herleiden, uitgezonderd van de situatie waarin je jezelf via een van de formulieren identificeert. Daarnaast hebben wij met Google een verwerkersovereenkomst gesloten op grond waarvan het Google niet is toegestaan deze gegevens aan deren derden te verstrekken of voor andere Google-diensten in te zetten. De maximale bewaartermijn van de cookies die door deze dienst worden gebruikt, is door ons ingesteld op 14 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van je gegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen. Indien je hiertoe toestemming hebt gegeven op de website wordt ook een trackingcookie geplaatst met de naam ‘NID’. Dit NID-cookie bevat een unieke ID die Google gebruikt om je voorkeuren en andere informatie te onthouden.

Google kan informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Google zal je gepseudonimiseerde IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Je kunt het gebruik van cookies weigeren door in je browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.

Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Wij hebben onze website beveiligd met een SSL-verbinding. Als je contact met ons opneemt via deze website, worden je gegevens via deze beveiligde verbinding verstuurd. De inhoud van een bericht, via de website verstuurd, kan echter niet als vertrouwelijk worden aangemerkt en verzending hiervan geschiedt op eigen risico. De door ons verzamelde gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Wat zijn je rechten ten aanzien van je persoonsgegevens?

Je hebt het recht ons te verzoeken inzage te geven in welke persoonsgegevens we van jou verwerken. Ook kun je om rectificatie of verwijdering van die persoonsgegevens vragen, of om beperking van de verwerking van die gegevens. Daarnaast heb je het recht tegen verwerking van je persoonsgegevens bezwaar te maken en het recht op overdraagbaarheid van je gegevens. Om deze rechten uit te oefenen kun je een bericht met je naam en contactgegevens sturen aan: Complex Offices, Maliebaan 8, 3581 CM in Utrecht of een e-mail sturen naar info@complexoffices.nl. In je verzoek moet je zoveel mogelijk specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Wij zullen binnen vier weken op een verzoek tot inzage of correctie reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen wij de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij, en voor zover, de wet ons verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er andere dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. Wij sturen je na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht. Als we de betreffende persoonsgegevens (gedeeltelijk) niet hebben verwijderd, sturen we je een bericht waarin we toelichten waarom niet (volledig) aan je verzoek kon worden voldaan. Als we niet of niet volledig kunnen vaststellen op welke persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft, kunnen we je vragen om je verzoek nader te specificeren. We schorten de uitvoering van het verzoek dan op totdat je ons de nadere specificatie hebt verstrekt.

Je hebt altijd het recht een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de rechter. Meer informatie daarover vind je hier.

Vragen of suggesties 

Voor vragen of suggesties inzake dit privacy statement kun je ons mailen: info@complexoffices.nl.

Wijzigingen en versie

Wij kunnen dit privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wetgeving, rechtspraak of publicaties van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij raden je daarom aan dit privacy statement regelmatig op wijzigingen na te lezen. Deze versie dateert van 1 augustus 2020.